心得其の387
イベント押し寄せる12月
日ごろ落ち着いた行動を心がける「師」ですら「走る」年の瀬。今年は国会のセンセも選挙で走りまわっていますが、一般的にも12月は忙しいものです。
12月が忙しい最大の理由は「時間」です。今年のカレンダーなら「御用納め」の28日が日曜日なので、26日の金曜日が年内最終営業日。つまり、通常月より「営業日」が少ないのです。
さらに12月は、「ボーナス商戦」「忘年会」「クリスマスパーティー」「大掃除」が重なり、忘れがちな年賀状は、デザインと宛名書きのダブルパンチで追い打ちをかけます。それが終われば門松を立て、年始の準備とイベントがめじろ押し。しかし「忙しい」はイベントの多さだけではなく「忘れている」ことも大きな理由。
残り1か月を切った、今年のラストスパートを助ける「心得」を紹介します。
当たり前という現実
会社員にとって、忙しいのは当たり前だという残酷な現実をご存知でしょうか。Web担当者に限らず、「社長」の立場になれば当然のことです。
社員1人が、1日の勤務あたり100個の製品を仕上げて利益がでるとします。100個の生産で社員に「余裕」があると社長が感じれば、ノルマは110個、120個と上方修正されることでしょう。余裕がある限りノルマは引き上げられ、そして社員の仕事は忙しくなります。ノルマ増加によって得た利益を社員に還元するなら「ブラック企業」の批判には当たらず、社員を忙しくするのは当然の経営判断なのです。
程度の差こそあれ、どの会社でも同じです。
忙しいを科学する
基本的に会社員は「忙しい」。これが出発点になります。そして12月は営業日数が少なく、イベントが多いので「忙しい」が増えます。
一般的に職場の仲間は、みな同じ状況に置かれているので救援は期待できません。また、少年漫画のように、ピンチに飛躍的に能力が伸びることは、まれに起こりますが一般論にはなり得ません。しかし「忙しい」を減らすことなら、わずかな取り組みで実現できます。
日々の業務や、週単位の作業は「習慣化」され、習慣化された作業は、取りかかった瞬間からトップギアで走り出せます。しかし、習慣化された仕事ばかりではありません。習慣化されていない作業は、「知らない」と「忘れている」の2種類に分けることができますが、それぞれ準備や学習といった個別の対応が必要で、処理能力を最大限に発揮することができないのです。その結果、「忙しさ」が増えていきます。
忘れている業務の多さ
「知らない」とは突発事項や緊急事態のことで、避けることができません。担当者の病欠によるピンチヒッターや、客都合による仕様変更などです。残念ながら即効性のある軽減策はなく、粛々と対応するしかありません。このときは、最後に紹介する「心得」を噛みしめてください。
一方、「忘れている」には対応可能なため、これを減らすことが「忙しい」の軽減策となります。
日々、CMSやアクセス解析と格闘しているWeb担にとって、「月次報告」の作成は作業手順を思い出すことが始まりです。あるいは、サイトのリニューアル案件ばかり手がけた後の「新規サイト」では、何から手をつけるか「忘れている」こともあるでしょう。
「習慣化」ができていない作業において、「忘れている＝思い出せない」ことから生まれるロスは多く、それが「忙しい」ことの原因になっているケースは実に多いのです。
季節イベントの公私混同
作業を習慣化するための対策は至ってシンプル。空き時間を利用しての「復習」です。前回の事例、昨年のイベントを確認し、月例の報告書に取りかかる前には、先月はもちろん、前年同月の報告書に目を通せば作業効率は飛躍的にアップします。サイトの新設の「とっかかり」を忘れたなら、初めて手がけた案件の資料を読み返すだけでも「当時」を思い出すことでしょう。
残念ながら、この軽減策は「経験者向け」で「新人」には適用できません。しかし、どんな新人もいずれは経験者になります。そのときのための準備は、今から始めなければなりません。
具体的には、今年取り組んだ「イベント」に関する情報を、すべてデジタルデータとして記録し保存しておきます。Wordなどのデータはもちろん、リアル店舗においての飾り付けなどを、写メも含むデジカメで保存し、可能な限り「公私ともに」です。
デジタルデータはかさばることも色褪せることもありません。彼や彼女と眺めたイルミネーションが、来年のクリスマスイベントのイメージカットになることもある、とは経験談。良い意味での「公私混同」が来年の自分へのプレゼントです。特に「私的」な情報は、「クリスマスの空気」を思い出すのに役立ちます。つまり、デジタルデータは意識的に積み上げることができる「経験値」になるのです。
忙しいに秘められたメッセージ
当然ながら、すべてのデータの「上書き」は永遠に厳禁です。これも将来の「忙しい」軽減策です。手前味噌な例えとなりますが、2001年9月に独立して以来、13年分のデータが手元にあり、年賀状の「午（うま）」ならすでに2度を数えています。そのほぼすべてを保存しており、近年では12月の「忙しさ」はほとんどなくなっています。もっとも、空いた隙間に仕事をいれるのは、経営者としての自分の仕事なのですが。
最後に「忙しい」と、感じたときの心得です。「忙しい」とは、心を意味する立心偏に亡くすと書くように、心（の余裕）を亡くすと忙しさが増します。
わずかな時間を短縮するために、一時停止することなく黄色信号に進入する自動車は、師走の交差点でよく見かける景色です。しかし、それで短縮できるのはせいぜい、5分や10分に過ぎません。ところが一度事故を起こせば、軽度であっても最低でも数時間は拘束され、その後の交渉も含めれば膨大な時間をロスします。これはすべての作業に通じます。ミスでロスする時間は膨大で、なにより心をすり減らします。
「忙しい」と感じた瞬間、いつも以上に丁寧な仕事を心がけることが、「忙しい」を増やさないことにつながり、全体で見たときの軽減策となります。
今回のポイント
忙しいの最小化は「思い出す」こと
データは経験値と同義
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オリジナル記事：忙しい！ を解決する「習慣化」。だれでもできるシンプルな対策 | 企業ホームページ運営の心得 | Web担当者Forum
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宮脇 睦（みやわき あつし）
プログラマーを振り出しにさまざまな社会経験を積んだ後、有限会社アズモードを設立。
制作、営業の双方の現場を知ることからウェブとリアルビジネスの融合を目指した「営業戦略付きホームページ」を提供し、一業種一社、制作案件は足立区内のみという営業施策をとっている。本業の傍らメールマガジン「マスコミでは言えないこと」を発行。好評を博す。著書に『完全！ ネット選挙マニュアル』（Kindle版）、『Web2.0が殺すもの』『楽天市場がなくなる日』（ともに洋泉社）、冷静な視点からのIT業界分析に「週刊ポスト」など、様々な媒体から情報発信を続ける。
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