あなたのチームは大丈夫？ Web運用チームの現状を簡易テストでチェック | Web制作・運用現場のための「課題解決」の教科書 | Web担当者Forum

書籍から、Chapter 1-1. 「あなたのチームは大丈夫？『Web運用簡易テスト』でチェックしよう！」の内容をお届けします。

この本を手に取られた方の中には、Webディレクターとして理想のWebチームを作り上げることを目指して日々のサイト運営を指揮する一方で、チーム運営やプロジェクト管理の根本的な問題点や課題にどう手を打てばよいか頭を悩ませている人も多いのではないでしょうか。

問題は複雑に絡み合っていることが多く、また体制や人材に関わるものから仕組みやフローといったものまで非常に対象範囲が広いため、“何をどう評価すべきか”という点について、一時的な基準がありません。自分の会社のWeb制作・運用チームのレベルが高いのか低いのか良く分からない、という方が多いのではないかと思います。

そこで、まずは自分のWeb運用チームのレベルをチェックしてみませんか？

題して「Web運用簡易テスト」です。

これは、実際にメンバーズで考案し使用しているオリジナルのテストで、企業のWeb運用課題をあぶりだし、運用レベルを図ることのできるものとなっています。標準的なレベルとも比較できますし、どこが課題なのかということも、大よそ把握できます。

1-1-1 Web運用を評価する視点

Web運用簡易テストで評価する項目は、全部で5つです。

企業が目指すWebサイト活用の成果を実現するために必要なものを表している次の図で説明します。

企業が目指すWebサイト活用の成果を実現するために必要なもの

上部が、Webサイトそのものの視点で必要なもの。「高品質なコンテンツ」と「高品質な顧客対応（アクセシビリティ、ユーザビリティなど）」、そしてそれを支える高品質なシステム/インフラを指します。

下部が、Webサイトを業務（＝制作・運用）の視点で考えた場合に重要なものを表しており、①品質管理、②体制、③可視化、④業務フロー、⑤運用ツールを簡易テストで評価します。

この5つ全部を高いレベルで実現できているチームが極めて高い効果を生むことができるのです。

この簡易テストでは、この5つの視点それぞれに対して10の設問に答えます（20点満点）。その結果、総合的な運用業務のレベル判定（100点満点）が可能になります。

次からいよいよテストです。早速やってみましょう！

1. 品質管理
2. 体制
3. 可視化
4. 業務フロー
5. 運用ツール

1-1-2 ①品質管理テスト

• 説明

  「テストアップしてから何度も修正が発生する」「デザインがガイドライン通りになっていない」「公開用のファイルがどれか分からなくなるときがある」など、成果物の品質管理レベルについて分かります。

• チェック表

  このあとの評価例を参考に、各設問について「満足＝2点　普通＝1点　不満足＝0点」で点数をつけましょう。

本項目は作業品質（正しく作業ができており、成果物のQCDを期待通りに保てているか）に関して評価します。

結果をチェックしましょう

さて、自分でつけた点数を合計してみてください。

以下の表から、自分の点数にあてはまるところをチェックしてみてください。

公開サイトで誤った情報が伝えられてしまった、といったようなことがあればその影響はとても大きく、企業の信用を大きく損なう可能性がありますので、少しでも高い点数を目指して頑張りましょう。

1-1-3 ②体制

• 説明

  「業務が属人化されていて、担当者が休むと誰もフォローできない」「勤務時間内で終わらず残業が多く発生している」「マニュアル化されておらず引継ぎがスムーズにできない」など、体制面の課題とレベルが分かります。

• チェック表

  このあとの評価例を参考に、各設問について「満足＝2点　普通＝1点　不満足＝0点」で点数をつけましょう。

本項目は体制・人材（リソースの量的・質的確保が可能か、関係者間の協業は良好か）に関して評価します。

結果をチェックしましょう

さて、自分でつけた点数を合計してみてください。

以下の表から、自分の点数にあてはまるところをチェックしてみてください。

体制の点数があまりにも低ければ、労働環境にも悪影響を及ぼしている可能性があります。そのような場合には、早急な手当と対策が必要な項目になります。

1-1-4 ③可視化

• 説明

  「トラブルが発生してもどう対処していいか分からない」「ミスを記録していないので、同じミスを繰り返してしまう」など、可視化についての課題とレベルが分かります。

• チェック表

  このあとの評価例を参考に、各設問について「満足＝2点　普通＝1点　不満足＝0点」で点数をつけましょう。

本項目は情報の可視化（必要な情報が記録され、スムーズに確認できる状態か）に関して評価します。

結果をチェックしましょう

さて、自分でつけた点数を合計してみてください。

以下の表から、自分の点数にあてはまるところをチェックしてみてください。

可視化ができれば、チームの状況を共有しやすいので各工程の連携をスムーズに行えますし、何か発生した場合の問題の所在をつきとめやすく、再発防止などに非常に有効です。可視化の点数を上げて一段上のWeb運用チームを目指しましょう。

1-1-5 ④業務フロー

• 説明

  「突発的な業務が発生すると、通常業務も遅れてしまう」「担当者によって作業の依頼形式がバラバラで困る」「納品までの手順が、案件によって異なる」など、業務フローについての課題とレベルが分かります。

• チェック表

  このあとの評価例を参考に、各設問について「満足＝2点　普通＝1点　不満足＝0点」で点数をつけましょう。

本項目は業務フロー（標準化できる業務は明確に標準化されているか、業務に滞りはないか）に関して評価します。

結果をチェックしましょう

さて、自分でつけた点数を合計してみてください。

以下の表から、自分の点数にあてはまるところをチェックしてみてください。

適切な業務フローを作り上げることは一朝一夕ではできません。この点数が低い場合、まずは基本となる手順をつくることから始めるとよいと思います。

1-1-6 ⑤運用ツール

• 説明

  「担当者毎にメールで制作依頼が来るので、一括してステータスを確認できない」「変更点や決定事項が全員に共有されず、ミスが発生してしまう」「更新箇所が把握されておらず、更新漏れが発生する」など、運用ツール活用状況についての課題とレベルが分かります。

• チェック表

  このあとの評価例を参考に、各設問について「満足＝2点　普通＝1点　不満足＝0点」で点数をつけましょう。

本項目は運用ツール（ツールは活用されているか、人力に頼ることで生産性を下げている部分はないか）に関して評価します。

結果をチェックしましょう

さて、自分でつけた点数を合計してみてください。

以下の表から、自分の点数にあてはまるところをチェックしてみてください。

ツールは魔法の杖ではありませんので、ツールを入れれば運用上の悩みがあっという間に解決されるなんてことはありません。ただし、情報の共有や可視化といったWeb運用チームに必要なことを実現するために適切なツールを入れれば大変役立ちます。導入に抵抗がある方もいるかもしれませんが、一考の価値はあると思います。

1-1-7 総合評価

さあ、これで5つの項目の評価は終わりましたね。いかがでしょうか？

自分が所属しているWeb制作・運用チームのどの部分が優れていてどの部分に課題が多いのか、大まかにでも分かったのではないでしょうか？

例えば“品質管理”が高いけれども“可視化”が低い、“業務フロー”が優れているけれども“体制”が弱い、などなど各社の特徴を表した結果が出ているかと思います。

そして全体の総合評価を見てみましょう。5つの項目の点数をそれぞれ下記に記入して合計してみてください。

結果をチェックしましょう

以下の表から、自分の点数にあてはまるところをチェックしてみてください。

さあ、みなさんの結果は、思ったより高かったですか？　低かったですか？

メンバーズでの実績では平均的な企業のWeb運用の状態は、50点です。

各項目10点×5つで50点になります。合計で50点を超えていればまあまあ標準的なレベルの運用状況と言えますし、一方で10点を下回る項目があれば、それは弱いところがあることになります。

より自分ごととして課題を捉えていただくため、最初にテストをしました。

チームの強み弱みをしっかり把握した上で、次節では市場環境やトレンドの変化を見ていきましょう。

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オリジナル記事：あなたのチームは大丈夫？ Web運用チームの現状を簡易テストでチェック | Web制作・運用現場のための「課題解決」の教科書 | Web担当者Forum
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